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看板快速启动指南之管理工作流动

2022-05-07 09:11:35
sheruolan
原创 312
摘要:如何让看板中的卡片有序地流动起来,而不是将其都堆积在看板上?

通过 之前的一些文章,我们已经建立起了自己的看板,并将任务卡片贴到了相应位置。但这没有结束,相反只是开始。因为我们的目标是拉动任务快速通过看板的各个环节,并最终完成任务。


如何让这些卡片有序地流动起来,而不是将其都堆积在看板上?管理流动的5 个实践可以帮助我们,在后面会详细介绍。


1. 关注流动为什么重要?


流动,也称为单件连续流。这种单间连续流将每个流程紧密连接,流动一旦停止或阻碍,问题就能立马暴露(因为流程中没有需要等待处理的库存和可处理的工作),团队只能被迫解决问题。


它能为企业带来灵活性和快速反应能力以及更好的风险管理能力,而更快的反馈可以带来更好的质量,提升可预测性并加速价值交付。

流动还能暴露改进机会,促进团队实现更快的流动。

2. 消除浪费

在丰田,为了实现单件流(流动),他们花了大量时间来完善自己的流程。在完善这一过程中有一个非常重要的地方: 聚焦于消除浪费

 

“我们所做的就是关注整个时间线——从客户下单的那一刻开始到我们收到钱的那一点为止。然后我们通过去除没有增加价值的浪费来缩短整个时间。”

——大野耐一

在客户的眼中不是价值的事情都是浪费,但不同行业的浪费是不一样的。在制造业中有 7 大浪费,在软件开发中也有 7 种浪费。

3. 软件开发中的 7 种浪费


  • 部分完成的工作 ——没有完全完成的工作就只是在制品。它既浪费了时间,还增加了在制品数量。
  • 多余的特性 ——大野耐一说过:“没有比生产过剩更大的浪费。”
  • 重复学习 —— 软件开发某种程度上是一种学习过程。未能从之前的错误中学习却不得不重复失败(并重新学习解决方案)就是一种巨大的浪费。
  • 工作交接 ——这既需要创建大量的额外工作来交接,又会有大量信息在这交接过程中丢失。
  • 延期 —— 延期会造成额外的工作
  • 任务切换 ——任务切换的过程中,关注力和能力都会有一定程度的浪费。
  • 缺陷 —— 第一次做错而反馈回来 的工作,这也意味着返工。缺陷不仅会产生额外的工作,而且它们出现时都会很糟糕,会减缓正在进行的工作,甚至造成价值损失。

注意: 不能太过于执着消除浪费。因为不同的团队对浪费的界定不同。比如,为协调团队研发活动而举行的每日站会是增加价值还是浪费?

实际上这个活动本身并非增加或浪费价值,而是帮助团队是否加深认识或交付客户价值的时间的投入产出比,这最终决定了它是否为浪费。所以更应该关注整个时间的投入产出比。

 

此外,以下6 个实践可以帮助团队在实践中运用出来并推动工作流动。

4. 管理流动的5 个实践


  • 限制 WIP

《如何限制合适的在制品数量》一文中有详细介绍,点击即可阅读,在这里不过多展开。

记住一个要点:在制品越少,流动越快(但也不要追求过少)。

knaban-流动实践


  • 减少等待时间

像工作还未准备就绪、相互依赖的工作还未完成、外部资源还未到位等等都属于等待。可以通过显性化这些还未完成的工作项,提醒团队其他成员该工作项正处在等待并可以被拉动,即使处理掉。此外确保工作就绪,也能缩短等待时间。


另一个减少等待时间的方式是,将任务颗粒度保持较小的范围且颗粒度相近。因为小的工作项会缩短前置时间并降低在制品数量,而大的工作项通常难以估算,有时问题也难以暴露,最后还得拆分分析。


任务颗粒度相近可以让流动更加平滑,可预测性也能提升,且所有的工作成本几乎一样,有利于团队建立互信并避免使用加急或特殊需求的快速通道。


  • 消除阻塞

在敏捷开发中, “永远不要被阻塞”是任何敏捷开发人员的最高指示。


阻塞一种特殊类型的等待,因为它们 阻碍了团队 的工作进展,但又不受团队 直接控制。也 是影响看板流动的主要因素,所以我们要 积极地寻求任何帮助 去解决掉它。


如果阻塞依旧未被解决,那就不要开始新的工作,因为新的工作会增加在制品,从而降低其他工作的速度。我们可以在阻塞时,完成别的工作,比如处理一些技术故事,虽然对其他利益相关人不会产生直接效益,但对未来工作能带来质量和速度的提升。


  • 避免返工

返工 本身并不能增加价值,相反,会让团队 再次投入时间和精力,对流动和周期时间都会产生重大影响。


团队首先要找出返工原因并消除它们。然后加强可视化的规则,也就是任务的拉动规则,保证各个环节之间交换的是高质量的成果。


敏捷倡导内建质量,团队要在整个过程中, 通过各种方式来保证工作质量。例如可以通过编码规范、测试自动化甚至是敏捷中的 TDD 、结对编程等,提高工作质量,避免返工。


当返工发生时,团队不仅要及时完成返工,还要跟踪返工原因,必要时不断改进工作流程。


  • 建立跨职能团队

跨职能团队是需要不同职能的专业或多学科技能的团队。当一个团队拥有满足需求的所有技能和资源时,就可以称之为真正的跨职能团队。这也意味着它不依赖于与其他团队的工作交接,其他团队对他们的影响也会很小。


因此,努力建立一个跨职能团队有助于减少等待,避免阻塞或易于消除阻塞,有助于避免返工。


  • 设置前置时间目标或建立服务等级协议( SLA

团队也可以通过设置前置时间或者使用服务等级协议之类的目标,来明确团队的时间盒或努力目标。


前置时间目标,简单来说就是给自己的任务设定一个预计完成的时间节点(时间盒) 。这有助于培养一种重视时间的心态,以便工作快速流动。同时也能提醒团队 避免过度追求完美即继续进行工作,但 产出越来越不及 投入。


团队也可以通过建立服务等级协议(可 以合同约定向客户提供服务),以目标为导向,制定努力的目标,使得团队每个成员都能明确流动的目标。

 

好了,以上就是关于管理流动的大致内容。上述提到的 5 个实践,大家也可以在团队中开始尝试,优化并改进团队看板流程。

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