任务管理,禅道15年骨灰级用户这么玩

2020-03-11 10:53:52
李露露
原创
1750

导语:受疫情影响,很多企业都不得不选择远程办公,面对诸多因素,很多团队远程办公的效率也会受到一定影响,但也有一些团队效率反而大幅提升,潍坊世纪齐云软件技术有限公司就是这样一个例子。


作者:魏亮

曾任职过中冶建筑研究总院、中国建筑科学研究院等,参与了国内多款建筑结构软件的研发工作。 2018年成立了潍坊世纪齐云软件技术有限公司。

一、初识Bugfree( 禅道的前身)


2004年的那个冬天,我还在一家2月份刚成立的初创行业软件公司敲代码。那个时候大家其实都是新手,对于版本控制、Bug管理还一无所知。


起先,我们用Word来管理Bug,通过设置文档标题,在标题上写明Bug的状态,利用Word的自动更新目录的功能,每周统计一下各个模块中各个Bug的状态,那时觉得这还算先进了。


( 原始的Bug管理方式)


直到2005年的一天,我们在《程序员》第1期杂志上,看到有一款叫做Bugfree的开源Bug管理软件。



但那时有关Bugfree的说明还很简陋,安装的问题我们一直没有搞定。到了2007年,Bugfree1.1发布了,终于有了一键安装包。我当时在做建筑行业相关的软件开发,也终于体验到了用Bugfree管理Bug的便利。


1. 对设计过程出现的问题和变更进行有效的跟踪管理;

2. 协调建筑、结构、水、暖、电等各个专业之间的关系,协调设计公司于业主及施工方之间的关系,规范设计、施工的全过程;

3. 通过对问题的有效跟踪管理,可以持续地改进设计的质量;

4. 记录对问题的处理过程,可以作为知识的积累;

5. 还可以通过自由的定制以让Bugfree更适合自己的设计公司的流程。


出于对它极大的喜爱,我甚至还编写了Bugfree1.1、2.0及3.0的非官方手册,当时特别希望能够帮助那些对Bugfree感兴趣的人尽快熟悉它。

二、结识禅道


后来Bugfree升级为禅道后,我们发现下载安装非常简单,而且产品功能也在不断完善。


很感慨,曾经从建筑业吸取了很多好的管理思路的软件业,如今反倒为建筑业提供了如此丰富的管理工具。反观我国一些行业粗糙的管理模式,真希望这些软件能够给各行各业都带来一点精细的滋味。 


职位坐得越高,接触的人和事也就越来越多、越来越杂。我们当时的公司领导购买了旗舰版,利用禅道强大丰富的功能进行公司各种项目的管理。



后来我也成立了自己的公司,用的是云禅道标准版。因为现在的员工人数接近100人,分布在全国各个城市, 对于我们这种常年远程办公的团队,直接用SAAS部署的软件比较省事,避免了自己买服务器部署的麻烦。



当然禅道还有本地部署的开源版和其他付费版本之分,企业可以根据自身需要的功能进行选择。


禅道的功能很多,目前我们主要使用的就是任务管理。禅道里的任务管理系统以任务为中心,所有的任务都有状态,项目中的信息对所有有权限的成员透明、便于追踪,也便于分类统计, 这些都是通过Email指派任务难以实现的。


(禅道任务管理页面)


另外, 有的企业员工流动性很大,但如果各个项目都用禅道做管理,那么在员工离职时交接工作就非常简单。因为所有任务的来龙去脉都在管理软件中有清晰的记录,只要给新加入项目的员工开通相应的权限,他就可以很快熟悉项目的发展史,并可从管理软件中找到相应的各种资料。

三、禅道的远程办公


禅道不但可以作为局域网内的项目管理工具,还可以运行于互联网上,这对于一些异地合作的项目非常有帮助。 无论参与合作的成员位于何处,只要他能接入互联网,并有访问相应数据库的权限,就可以随时随地通过项目管理系统融入到团队合作中。


(2020年元宵节指派任务场景)


以往,很多工作需要我们驻场,当面口述需求。但是在今年的这次疫情中,我们无法外出,只能在家里积极敲代码、写文档、等待测试。这样的工作模式完全改掉了“口耳相传不着文字”的工作方式, 云禅道完美的帮我们实现了异地或跨时区的协同工作,反而使我们的工作效率大大提高。 

四、对禅道功能的自主用法


从Bugfree用到禅道,感觉它的任务管理系统非常强大,这在后来也成为了我创作的一部分素材。2015年,我写的书《结构软件学且思——以STAAD为例》出版了,在里面特地拿出一个章节,详细的介绍了禅道以及它的任务管理系统。



其中也有提到,我们结合公司的实际情况,还做了一些适合自己的用法。 天下大事,必作于细。在使用禅道的过程中,我们已深有体会。


一个是催款业务的追踪。把催款过程像任务一样记录、追踪,不管在国内还是国外,都可以从电脑或手机端看到每笔款项的进度。
要知道,催款在现今社会也是一门学问,甚至变成一个工种了。有了图文并茂的催款记录,真到了要走法律仲裁时,也很容易把相关证据整理地井井有条。


另一个做法,是在用Bugfree时期就已经实现了。把项目中一些有代表性的问题归类,形成了公司内部的论坛和知识库。我们按软件名称设计了几个栏目,所有成员都可以到这些栏目里来提问或者回答问题,这也是公司新加入的成员必看的栏目。


(Bugfree时期设立的内部论坛和知识库)


(在禅道中设立的内部知识库)


五、对禅道的建议

抓住移动端市场

在未来的市场,pc端会渐趋于稳定,移动端的使用频率已经超过了pc端,同时也在慢慢固定消费群体,移动端互联网的信息覆盖将会成为主战场。




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