手把手教你搭建禅道工作流：搞定个性化流程（持续更新中）

禅道中的自定义工作流，你真的会用吗？本文很长，建议先收藏后观看（别码住就放在收藏夹里吃灰，记得回来动手练嗷）。

响应很多同学的需求，这次阿道直接上实操，手把手教各位搭建禅道工作流，轻松搞定个性化项目管理流程，废话不多说，跟着步骤操作起来！

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一、工作流管理整体概览

工作流是什么？

就是把提交报销/评审需求/项目立项等某项工作要做的事情，拆解成按顺序/规则流转的一个个标准化步骤，明确每个步骤的执行者、操作要求、交付结果，让工作像流水线一样顺畅推进。

搭建企业的个性化工作流，本质就是在适配公司特殊的业务场景基础上，对工作过程实现标准化、规范化、自动化，核心是解决“谁在什么时间、做什么事、做完交给谁”的问题。

禅道不仅沉淀了成熟的研发通用的标准化项目管理流程实践，满足企业开箱即用的基础需求；更支持企业按需自定义个性化工作流，灵活适配不同行业、团队的业务模式与管理规范。

先让我们从宏观视角，快速了解禅道工作流管理的核心框架。

点击进入禅道的「后台-流程配置-工作流」，可以看到二级导航菜单包括工作流、数据源、验证规则这三大功能。我们先带大家依次了解这几个功能模块。

1.工作流：覆盖全场景的基础流转框架

在产品研发的全流程中，无论是要做产品规划，还是管理需求、开展测试提交Bug、处理客户反馈与工单，都是最常见的工作流。

在禅道中，已经内置了产品、产品计划、产品发布、需求池需求（需求与市场管理界面内）、业务需求、用户需求、研发需求、项目集、项目、执行、版本、任务、Bug、用例、测试单、套件、用例库、反馈、工单等工作流，覆盖了业务全场景，且已深度融入禅道的现有管理流程中，开箱即用，无需额外配置。

我们也可以按不同的需求重新设计或新增工作流，更适配自己业务场景需求。

2.数据源

如果说工作流预设的是我们在项目过程中的各个流程动作，那数据源就是在流程中预设的、需要根据实际情况填写的选项信息。

我们可以把数据源想象成一个共享仓库，专门存着工作中常用的各种选项、分类、信息列表，比如“需求分类（业务需求/用户需求/研发需求）”“Bug严重程度（1/2/3/4）”等。

平时在提Bug、转需求时，那些Bug优先级的下拉框、复选框中的选项，都是从数据源中直接取用的。

在实际场景中，假如多个流程都需要选择“工单优先级”，那就可以将“工单优先级（高/中/低）”设置为数据源，后续设计工作流时可直接从这些公共数据源中取用。

提前设置数据源，可以减少数据信息的重复录入工作，对齐各个数据维度间的概念标准，避免不同部门间对同一概念（如Bug的优先级）出现不同的定义。

数据源的设置方式共有五种：

1）系统语言

在设置数据源时，能够选用系统中已经有的通用选项，如Bug严重程度等。

设置数据源时，可以优先使用系统语言，系统语言中没有的话可以再通过下面四种方式设置。

2）自定义选项

直接设置数据源，比如手动设置“键=1，值=高优先级”“键=2，值=中优先级”。

（具体展示效果如图所示）

3）自定义SQL

通过写查询指令，让系统从数据库中自动调用信息，填充为数据源。

比如通过“SELECT id, name FROM employee;”指令，可以从员工表中查询员工姓名及ID，并转化成最终的键值对：101→张三、102→李四、103→王五。

4）自定义分类

主要通过树状结构组织数据源。

当待维护的信息有多个层级时，可以通过“自定义分类”进行无限层级拆分。

比如“问题分类”可以初步划分为“功能缺陷”“性能问题”“安全风险”“环境问题”等，接着“功能缺陷”又可拆分为“逻辑错误”“数据异常”“权限问题”等多个分类，这一层级的分类依然可以向下拆分……

为了更好地管理这类数据源，在自定义分类中可以按需构建、动态维护树状结构。

5）系统函数

让系统按照我们的要求自动选取相应的数据源。

3.验证规则

在工作流程中，有时候需要团队填写相应的数据，但应如何验证数据的真实性与准确性？这一问题可通过维护验证规则实现。

在验证规则中，禅道内置了常见的邮箱、IP、必填、日期、电话等验证规则，我们可对待填写的字段、数据进行准确性校验，确保输入的信息符合规范。

如需添加其他验证规则，也能通过正则表达式自行维护。

到这里，相信大家都已经吃透了工作流管理涉及的多个核心概念，接下来就让我们一起动手，一步步完成流程搭建！

二、动手搭建一个工作流

在搭建工作流之前，要先弄清楚几个问题：

1. 你是什么角色？
2. 需要实现什么目的？
3. 要定义哪些流程？

以一个非研发管理场景为例，某公司希望在禅道中加入合同管理流程。在搭建工作流之前，需要相关人员做好业务梳理，再通过工作流完成各模块的流程配置、字段搭建，确保合同管理满足管理的便捷性需求。

1.工作流设计思路

此时基于这一需求，我们要梳理一下设计什么流程。

合同管理工作流可细分为三个流程，分别为供应商管理、合同管理、付款管理，且三者之间有数据相关性，如合同管理中包含供应商的信息，付款管理中包含所属合同、供应商等信息：

• 合同管理中，需要配置基础的增删改查动作，新建合同要包含所属项目、项目状态、合同名称、合同内容、合同编码、合同金额（以元为单位）、合同签署时间、合同履约开始时间、合同履约结束时间、提供的服务、供应商以及相应的合同文件信息（附件）。
• 供应商管理中，除基础的增删改查外，还需要供应商编码、合作开始时间、合作结束时间、合作周期（月）、合作内容、项目编号、合作供应商名称以及附件等。
• 付款管理包括供应商、所属合同、合同编码等各类信息。

有了上述设计逻辑与思路，我们再进行设计会更顺畅。

最终设计完成的供应商管理界面展示：

设计完成的合同管理界面展示：

设计完成的付款管理界面展示：

2.合同管理工作流设计实操

1）点击新增工作流，设置工作流名称、代号、ICON、显示位置。


2）新增工作流后，会进入工作流快捷编辑器界面。

在工作流编辑器界面，禅道提供了快捷编辑器和高级编辑器两种模式：

• 快捷编辑器模式下，可以通过拖拽、移动、编辑等方式，快速选取所需字段控件，对新建、编辑、浏览列表、详情等相关页面进行设计，支持图形可视化设计；
• 高级编辑器模式下，可以对流程进行更丰富、更多细节的设计，如主表设计、子表设计、动作设计、标签设计、更多设置等。

快捷编辑器模式更适用于没有代码基础的人员，可以直接通过拖、拉、拽字段等可视化动作，快速搭建好一套完整流程，更便于搭建一些用于数据收集、记录的表单页面等。我们可以从左侧选中不同字段、控件，拖动到中间进行界面预览。在中间界面选中相关字段，可通过右侧的属性操作区，进行细节编辑。

高级编辑器自定义属性更强，适用于有一定代码基础的人员来使用，比如公司里负责禅道运维的管理员、研发人员等等。这些人员可以通过高级编辑器搭建复杂以及联动性强的工作流程，满足企业不同精细化和复杂化程度的流程需求。

在合同管理配置中，我们先跳过快捷编辑器，点击切换高级编辑器。

高级编辑器的设计共分为五个步骤，分别是主表设计、子表设计、动作设计、标签设计以及更多设置。更多设置又包含跨流程设置、导出设置、搜索设置、JS、CSS等。

在高级编辑器中，左侧为图表预览界面，右侧为字段及属性设置界面，可自行导入、新建、使用其他流程字段。其中，主表中默认设置了部分不可删除的字段，如用不到这些字段，我们可以继续点击添加字段，如下图右侧所示。

3）在合同管理工作流设置中，添加的字段及详细信息可参考下表。

PS：供应商的数据源设置，需在供应商流程中开启跨工作流设置后生效，可先空置，等配置完供应商管理后再来配置供应商字段。

名称	代号	控件	数据类型	数据源	默认值	提示信息	验证规则
所属项目		单选下拉			/	/	/
项目状态	stage	单行文本		/	/	/	/
合同名称	name	单行文本		/	/	/	必填
合同内容	content	多行文本		/	/	/	必填
合同编码	code	单行文本		/	/	/	必填
合同金额（元）	amount	小数		/	/	/	必填
合同签署时间	signDate	日期		/	/	/	必填
合同履约开始时间	begin	日期		/	/	/	必填
合同履约结束时间	end	日期		/	/	/	必填
提供服务	service	多行文本		/	/	/	必填
供应商	supplier	单选下拉		前置流程			必填
附件	files	附件	/	/	/	/	/

4）上述操作完成后，合同管理的主表需要的字段就设置完成了。

如有需要，可进行子表设计。子表是对主表信息的补充，比如我们在新建合同时，需要填写不同的联系人，那联系人的详细信息就是通过子表来实现的。注意：子表和主表是显示在一个界面的。

点击添加子表“联系人”。

添加后，为“联系人”子表设置字段。

最终子表在主表中的显示样式如下图所示：

5）接下来到了动作设计界面。

像禅道中Bug的新建、编辑、删除、确认等，都是动作的概念。目前禅道中内置了基础的增删改查、导入导出、报表、关联、移除等动作。点击启用，即可开启相应功能。除上述动作外，我们也可以自行添加其他动作设计。

以浏览动作为例，首先我们要维护浏览界面的界面样式。这时需要点击界面维护按钮，点击设计，将需要显示的字段设置为显示。

为更好地排列信息展示样式，可以手动拖动字段，调整前后位置。

其他界面以此类推，如维护新建动作界面：最终界面字段显示样式如下。

维护子表字段：最终界面字段显示样式如下。


维护编辑动作界面：最终界面字段显示样式如下。

维护详情动作界面：最终界面字段显示样式如下。


如需其他动作，可点击添加动作，设置动作名称、代号、操作数据方式（操作单条数据或操作多条数据）、打开方式、显示位置与显示方式。

其中，动作的打开方式分为三种，一种是普通页面打开：

一种是弹窗页面打开：

还有一种是无页面，点击后不再出现其他页面。

显示方式分为两种，一种是直接显示在页面上：

另一种是显示在下拉菜单中：

6）批量新建、批量编辑、导出数据、下载模板、导入数据、导入确认等动作默认是停用状态，首先需要将该动作的状态设置为启用，再设计界面维护。

批量新建界面维护：

批量编辑界面维护：


7）设置标签
标签相当于自定义的筛选入口，配置好检索条件后，点击该标签将自动展示对应的数据。通过给不同用户分配标签浏览权限，就能实现不同用户的数据浏览权限管控。

比如，添加一个“已停用”的标签，能够实时看到哪些合同处于停用状态。此时可以点击新增标签，标签名称设置为“已停用”，检索条件选择“状态=停用”，保存完成后，可按照标签查看相应合同。

8）工作中有时需要从系统中导出Excel等信息，为便于导出数据，还需要设置从系统中导出的内容应包含哪些字段信息。

点击更多设置-导出设置，勾选启用导出功能，勾选导出的字段信息。

9）如需进行关键词搜索，需勾选启用搜索功能，勾选支持搜索到的字段信息。

10）全部设置完成后，点击发布即可。

发布后的工作流会展示在前台导航中。

这里要注意的是，工作流发布后，需要给相关用户配置权限才可使用。

11）设置完成的合同管理页面如图所示。

3.工作流动作设计中的其他要素

前面我们大致梳理了合同管理工作流的设计流程，在具体的“动作设计”环节，还有一些适用于工作流的实用功能，接下来再具体展开说明。

1）界面联动

在动作设计中，可以设置当表中的某个字段等于某个值时，设定该字段显示或隐藏。

这种联动类似问卷的设置逻辑：当用户选择A选项时，自动跳出对应关联题目；选择B选项时，自动隐藏无需展示的题目。界面联动可大幅提升工作流界面的交互合理性与操作效率。

点击界面进入维护界面，点击底部的界面联动按钮。

比如新建的合同金额大于50万元时，需填写抄送人。此时应将源字段设置为合同金额大于50万，目标字段设置为抄送给，且为显示状态。

2）触发条件

触发条件即设置显示或可用该动作的条件。

也就是说，只要满足某种要求，该动作才会显示出来。比如在合同中，我们可以设置成26年1月1日之前签署的合同都不能编辑，则可以为编辑合同这一动作添加合同签署时间应大于2025年12月31日的触发条件。

触发条件的条件类型也可以选择通过手写SQL查询语句进行判断。

3）扩展动作

扩展动作简单来讲，就是工作流流转时，当满足某一条件后，系统会自动新增/编辑/删除某个表的某个字段的值。

比如执行需求的审批动作时，当审批意见为同意时，会自动将需求的状态变为激活；当审批意见为有待明确或拒绝时，则将需求状态变为草稿中。此类操作都是通过扩展动作实现的。

这里要注意的是，如果是新增某个内容，那该内容必须符合表中的要求；如果是编辑和删除，必须设置扩展动作发生的条件，否则会编辑或删除所有数据。比如，你想删除“已停用的合同（扩展动作）”，就必须设条件为“仅项目状态=已停用”，不然系统会把所有合同全删掉。

举个例子，假如想实现点击确认发票后，对应的合同自动流转为“已完成”的状态，可在合同管理的工作流中添加发票确认动作。

添加完动作后，为该动作配置扩展动作，设定为点击当前编码的合同确认发票后，当前合同状态变为已完成。

4）数据校验

此处的数据校验主要是在表单提交时进行前置规则的校验，避免出现信息冲突或其他不合规操作。

比如合同总金额≤0元，或合同编码与系统中已保存的合同编码一致时，表单将禁止提交。

5）设置提醒

在动作设计中，我们还可以对部分动作设置提醒。这里的提醒类似于表单中的“抄送给”字段，主要用于在删除或新增等动作后，给相关人员发送弹窗或邮件提醒。

6）CSS、JS

对工作流的流程动作设置完成后，如想优化界面样式，可以通过手写CSS和JS代码自定义样式和交互，此处的CSS和JS设置是局部设置，仅对当前动作的页面生效。

到这里，工作流的设计就结束啦。因为篇幅关系，在工作流设计实操中，我们只放了合同管理的工作流搭建操作参考。

如还想获取另外两个完整的供应商管理、付款管理界面搭建操作，可联系阿道，获取下方完整合同管理工作流配置文档。

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