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怎么开Scrum五大会议?

2022-09-07 13:34:47
晏瑞宇
原创 55
摘要:在Scrum框架中,我们对Scrum的五个会议一定都不陌生,但如何组织这五个会议,才能让Scrum团队真正积极、主动地参与进项目管理中呢?
在Scrum框架中,我们对Scrum的五个会议一定都不陌生,但如何组织这五个会议,才能让Scrum团队真正积极、主动地参与进项目管理中呢?接下来我们会以一个Sprint为周期,详细介绍一下Sprint中的五大会议。

一、产品待办事项列表梳理会

产品待办事项列表梳理会其实是贯穿在所有Sprint中间的活动,这个会议不仅为当下的Sprint打下基础,还为之后的Sprint提供优先要做的待办事项。

一般在Sprint开始前,需要开发成员、产品负责人以及Scrum Master一同参与,来讨论需求,拆分、澄清用户故事;完善验收标准;对故事的优先级进行排序;估算故事点。产品待办事项列表梳理会的时长一般不会超过一个Sprint时长的10%。

在会后,参会成员需要一同产出一个梳理好的产品待办事项列表。

Image by katemangostar on Freepik)

二、计划会议

严格来讲,计划会议是Sprint开始的第一个事件,目的是为接下来的Sprint对齐目标,承诺需要完成的故事,并做出计划。

在计划会议上,需要开发成员、产品负责人以及Scrum Master一同参会,参会成员会共同明确Sprint目标;划分任务优先级;拆分细化任务;确认任务完成的定义;预估工时以及确认Sprint 待办事项列表。计划会议的开会时间一般是Sprint开始的第一个上午,在一个为期1星期的Sprint中,计划会议时长一般不会超过2小时。

结束计划会议后,团队会明确此次Sprint的目标,并产出一个梳理好的Sprint待办事项列表。

三、每日站会

到了执行阶段,为了明确团队成员的任务进度,及时发现并解决大家在执行过程中遇到的问题,团队需要通过每日站会来更新Sprint目标达成状态,并根据当前进展重新计划剩余的工作。在会上,我们需要同步工作进展,暴露工作问题,然后在会后寻求问题解决方案。

每日站会的具体时间根据团队自身实际情况而定,只要能够形成一个习惯即可。会议持续时长一般不能超过15分钟。参会成员主要是开发团队与Scrum Master,产品负责人也可旁听。

在每日站会的时候,团队各成员依次进行陈述,包括且不限于:
  • 我昨天完成了什么;
  • 今天的计划;
  • 遇到的困难或障碍。
在这种及时、有效的信息互通后,团队成员能够对彼此的工作及工作项状态形成共识,如果出现一些技术问题,则可以在会后大家一同解决;如果出现资源不足的问题,Scrum Master可以进行资源的协调,为Scrum团队排除障碍;如果出现任务进展与计划不一致的情况,可以及时地找出问题,并对后面的计划进行调整。

四、评审会议

当Sprint即将结束时,我们要交付的产品增量就需要接受检验啦。评审会议是Sprint中结束前的倒数第二个事件,在评审会议中,需要产品负责人、Scrum Master以及客户等其他利益相关者一同参会。一般在为期一周的Sprint中,评审会议的会议时长最好不超过1小时。

在评审会议中,会有如下议程:团队介绍Sprint成果,并演示新功能,接受其他参会者的评审;依据Sprint目标对项目进行评估;并根据参会者的反馈结果来调整产品Sprint待办事项列表。

评审会议后,团队和产品负责人则会收集客户或其他利益相关者对产品的反馈,以便后期进行调整。

五、回顾会议

回顾会议是Sprint中的最后一个事件,也是团队需要回顾这一Sprint中的工作,找出需改进的事项,并制定改进计划的会议。回顾会议的参会者一般是Scrum团队成员。

在回顾会议中,参会者需要回顾上次会议改进结果;概括性总结此次Sprint的过程,包括哪些地方是做得很好需要鼓励的,哪些地方是需要改进并持续跟踪的;总结量化结果;做会议纪要并给整个团队同步;做出下一Sprint需要改进的待办事项列表。

在产出的改进待办事项列表中,需要做好优先级排序,并将优先级高的改进事项放入下一个Sprint待办事项列表中。

六、如何激发团队成员的积极性?

当团队成员专注于自己的工作时,会不可避免地觉得会议在占用自己的工作时间,或者总是会打断自己的工作思路,从而对开会出现了抵触情绪。实际上,Scrum主要依靠这五大会议来进行信息同步与交互,对齐目标,这五大会议可以说是必不可少的。那么我们如何才能激发起团队成员的参会积极性,保证会议高效有序地开展呢?

1.提前准备

一些开会所需的信息、资料或者是团队调查可以在会议之前进行和同步。比如说回顾会议,我们可以在会议之前先发起一个回顾调查,这样在会议过程中就可以直接进行收集与分享了。

2.将会议提前纳入任务

我们在排任务的时候,可以将会议作为任务中的一项,同样需要估算工时,这样会议的开展是在大家计划内的,就不会出现突发开会或者加班开会的情况。

3.开会控场

如果大家的发言过于积极,会出现逐渐远离会议主题的情况,这个时候会议发起者可以进行控场,如果某位参会者的发言偏离了会议主题,可以将这个想法或者话题记录一下,然后暂停这个话题,继续回到会议主题中。那会议中记录的这些“跑偏”的话题我们可以在会后进行发散、讨论。

总之,在Scrum团队中,最重要的就是小步快跑、快速对齐,不断地发现过程中的问题并进行改进,提高团队的工作效率和能力水平。
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