中小型团队管理者必看：多项目并行怎么做进度管理

随着市场节奏加快，绝大多数中小型团队都进入了多项目并行的工作常态。

但在多项目进度管理这件事上，不少管理者觉得越来越吃力：

项目都急着交付只能加班、好几个项目同时抢一份资源、各个项目汇报上来的进度对不上……

在多项目运行过程中，团队经常会遇到项目优先级决策主观性强、资源调配盲目、多项目进度统筹管控薄弱等问题。

今天我们就来聊聊，怎样在多项目并行中，高效做好进度管理。

一、多项目的优先级如何科学排序

在多项目管理中，我们首先要做好项目优先级排序，这是多项目进度管控的前置环节。项目的优先级会直接影响后续的资源分配和进度管控。

很多团队的优先级排序不够客观，一是缺少科学的评判工具，二是对于众多影响优先级的因素没有采取不同的考量权重。

中小团队可以使用三维优先级决策矩阵，从三个维度来判断项目顺序：

1.重要性。看这个项目对公司战略、营收或者核心客户的影响有多大。

2.紧急度。看项目的交付时间是否紧急，以及项目延期可能造成的损失。

3.资源消耗。看这个项目预计要占用多少人力、设备和其他稀缺资源。

我们具体该怎么操作呢？

第一步，确定评分标准。中小团队管理者可以给重要性和紧急度两个维度分别设定1到3分的评分等级，并设定清晰的评分标准。

比如在重要性这个维度上，直接支撑公司年度核心目标的项目得3分，对部门目标有显著贡献得2分，影响有限的项目得1分。评分越高，代表项目在这个考量维度上优先级越高。

第二步，根据自身的实际状况确定各考量维度的权重。比如对于客户关系至关重要的团队，可以把重要性的权重调高；迭代速度要求快的团队，可以把紧急度的权重加大。

权重用1-5的数字表示。

第三步，计算综合得分。对每个项目，用它在各个维度的得分乘以对应的权重，然后将乘积相加。

比如某项目的评分为重要性3分（权重5）、紧急度2分（权重3），综合得分就是3×5+2×3=21分。

第四步，把所有项目放到三维矩阵图里进行直观对比。矩阵图的横轴代表重要性得分，纵轴代表紧急度得分，每个项目用气泡来表示，气泡的大小代表资源消耗。

第五步，解读气泡图，进行综合分析。决定一个项目是否重要，要综合评判该项目在图中的位置和气泡大小：

A.右上区域气泡较大的项目。通常兼具高重要性、高紧急度和较大的资源需求，应采取较高优先级。

B. 右上区域气泡较小的项目，重要性、紧急度高，资源需求小，可以采用较高优先级。

C.左下区域气泡较小的项目。重要性、紧急度、资源占用量都较低，可以采取较低优先级。

D.左下区域气泡较大的项目，重要性、紧急度不高，对资源占用却较大，可以采取最低优先级。

E.右下、左上等项目，需要结合公司具体战略来定。

上述评判标准并不是一成不变的，大家可以按照公司自身的发展目标来设定评判标准。

我们要注意，项目的优先级是动态变化的，建议每周或每两周重新评估一次优先级，根据情况变化及时调整。

二、建立规范流程避免资源冲突

我之前带项目的时候，发现团队虽然做了优先级排序，可高优先级的项目在实际推进中还是常常停滞。

因为资源不够。

团队在分配资源时只考量了单个项目，导致在多个项目推进时人力、设备都成了稀缺资源。所以，资源分配必须以前面排定的优先级为标尺。

如果我们按照以下思路来推进，就能得到不一样的结果。

首先，需要全面分析资源供给情况，包括现有资源总量、可复用资源、资源补充能力、有无外部补充渠道等。

其次，按优先级从高到低，逐个梳理每个项目需要的资源需求，涵盖人力、资金、设备、使用时间、使用量、使用目的等。

根据项目优先级和资源供给量，梳理出合理的资源需求表；根据资源使用时间，建立资源需求日历，避免多个项目同时抢资源。

第三，计算各项目关键链路，识别关键路径任务，找出多项目关键节点共同需要的瓶颈资源。瓶颈资源，指在一定阶段处于满负荷使用状态，或有使用人员、使用时间等限制的资源。

比如，首席工程师这段时间在忙a项目，如果其他项目也需要他的帮助，就需要进行协调。

第四，根据WBS工作分解情况，制定相应的资源计划，错开稀缺资源的使用时间。制定计划时，可以将其中一个关键任务的排期提前，来解决资源过载的问题。

或者在保证项目完成日期不变的前提下，通过调整非关键任务的时间，避免资源过度集中。

最后，要实时监控项目进展和资源消耗情况，及时调整资源计划。原定的计划可能因为某个项目超时占用或资源供给不足而失效，必须根据实际情况进行动态调整，主动预防资源冲突。

实际项目运行中可以定期召开资源调度会议，根据项目进度和优先级动态分配资源。

除此之外，还需设置资源缓冲。对于各个项目关键路径任务共同需要的资源，应当留下一定缓冲资源量，并留足资源使用的缓冲接驳时间。

三、通过可视化工具，做好进度监控

排定好优先级，分配好资源后，进度能不能稳住，还得看监控到不到位。

多项目监控对比单项目，对于信息的及时性提出了更高的要求。

（一）用项目集管理方法，整合多项目信息

想要对多项目进度进行统筹管理，第一步是先统合梳理所有项目信息，用项目集把分散的项目数据聚合到一个统一的视图里。

以禅道项目管理软件的项目集功能为例，它根据产品、项目等不同视角，对信息进行划分和整合，并结合权限控制、看板和资源管理，清晰展现项目层级结构与资源关系，实现对多个项目、产品和子项目集进行统一规划和分层管理。

想要用项目集更好的整合多项目信息，需要注意以下要点：

1.项目集精准描述：可以用一句话介绍项目集是做什么的，要达到什么样的结果，确保项目集与公司战略目标对齐。

2.明确具体信息：明确项目集负责人、项目集关联产品、产品负责人、项目集预算、起止时间、人员、干系人信息等详细要素。

3.分层管理：项目多、层级关系复杂时，想要协调各个项目之间的依赖关系，实现从顶层项目集概念到具体项目、产品的落地，就要对项目集进行分层管理，用树状图将项目集细分为不同层级的子项目集。

4.管理项目信息权限边界：项目集及下面的子项目集、项目互相之间，涉及的干系人不同，在实际执行中，需要分层授权项目信息查看权限，确保信息安全。

（二）通过可视化工具跟进多项目进度

在数据整合之后，我们可以建立数据可视化视图，方便多项目进度的查看和追踪。

可以借助工具来实现这一步骤，但需要注意，必须选择适用于多项目管理的工具。

我常用禅道项目管理软件中的项目集看板和项目集甘特图，直观地监控进度。

项目集看板是一个汇总视图，包含项目集中所有项目进度的关键信息，包括每个项目名称、当前状态、实际进度百分比等，方便团队从宏观视角出发来管理所有项目集。

想要更好地了解资源分配、项目进展和重要节点的完成情况，可以借助项目集甘特图。

项目集甘特图能在同一个时间轴视图里，更直观细致的展示多个项目的计划排期、实际执行情况、优先级、负责人等，根据显示的信息，团队可以及时地进行资源优化、风险管理和决策制定，确保多项目的顺利实施。

多项目并行，管起进度确实有一定复杂性。

很多团队觉得难，是因为还在复用过去单项目管理的思维，把所有影响进度的因素混在一起想，越想越乱。

在实际运行过程中，要懂得抓优先级决策、资源分配、进度统筹监管三个重点，找到对应的方法和工具，出现问题及时调整，进度自然就能稳步推进了。