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一文读懂责任分配矩阵,解决你80%的项目难题

2023-07-21 17:30:00
hanxiao
原创 2226
摘要:成功的项目管理取决于整个团队对角色和职责的理解,使用责任分配矩阵分配和定义角色是使项目保持在正轨并为成功做好准备的好方法。

成功的项目管理取决于整个团队对角色和职责的理解,使用责任分配矩阵定义角色是使项目保持在正轨并为成功做好准备的好方法。如果设计得当,责任分配矩阵能够促进项目的成功交付。

 

一、什么是责任分配矩阵

责任分配(RACI)矩阵是项目管理工具,用于定义和跟踪团队成员在项目中的角色和职责。


RACI代表着四种角色:Responsible(执行者)、Accountable(负责者)、Consulted(咨询者)和Informed(知情者)。通过使用RACI矩阵,团队成员可以清楚地了解自己在项目中的角色和职责,从而更好地协作和完成任务。


执行者

执行者是指在Scrum团队中负责执行工作并确保任务最终完成的人员。他们是任务的主要执行者,需要确保任务按时完成并达到预期的质量标准。执行者通常是团队成员中最了解任务的人,因此他们需要与其他成员紧密合作以确保任务的成功完成。


负责者

负责者主要负责分配任务,确保任务按计划按时交付。因此,负责者需要了解任务的具体细节,明确任务的目标和需求,确定完成任务所需的资源、时间和预算。同时,还需要负责监控任务的进展,并定期向负责人汇报任务的状态。


理论上负责者只有一位,如果超过一位就可能引起混乱,但实际情况并非总是如此。在必须有多个负责方的情况下,必须明确每个人所负责的特定项目。


咨询者

咨询者是指在项目过程中需要提供专业知识、技术指导或反馈意见的人员,他们通常是具有相关经验或专业技能的专家。咨询人员不负责直接执行任务,但需要根据自己的专业知识为团队提供专业意见和建议。


因此,咨询者需与其他成员紧密联系,确保团队在任务执行过程中能够最大化地利用他们的技能和知识。

 

知情者

知情者是指与任务相关,但不直接参与任务执行的人员。知情者需要了解任务进展情况,以确保它们的工作不会受到任务的影响。


以上四个角色在Scrum团队中都扮演着非常重要的角色,他们需要相互合作,确保任务能够按时完成并达到预期的质量标准。在Scrum团队中,每个角色都有自己的职责和任务,需要相互配合,才能取得最佳的工作效果。

 

二、如何创建RACI矩阵

RACI矩阵开始是一个简单的图表,确定要完成的工作、团队成员以及他们在每个工作阶段或活动中担任的RACI角色。通过以下四步创建能够在一定程度上避免含糊不清,确保最佳的清晰度。


1、确定关键活动和交付物的清单

创建责任分配矩阵时,首先要明确项目目标,确定完成这些目标所需的关键活动和相应的交付物。


关键活动是必须完成以使整个项目能够按时、按质地交付。它们可能会涉及在预定的时间内完成重要里程碑、制定关键决策、保障预算计划和实行质量保证等方面。而交付物是项目中创建的、需交付的文件、代码、产品或服务等。


2、确定谁需要参与到项目中

首先,考虑每个参与者的能力和经验,确保他们能够胜任自己的角色并为项目的成功做出贡献。同时,我们也需要考虑部门和团队之间的合作,确保各个部门或团队之间的协作顺畅。


其次,考虑资源的可用性和预算限制。必须确保所需的资源和预算可以满足项目的需求,并及时调整和协调资源之间的竞争和冲突。


最后,我们还需要更加注重交流和合作。要确保所有参与者都了解自己的角色和任务并有机会与其他参与者协商和制定项目计划。需要建立一个良好的沟通机制,定期举行会议并发布更新。


3 确定项目角色和负责每个活动和可交付成果的职称和人员。

一旦确定任务和负责人,任务分配便成为一个不断反复的过程。项目经理可根据业务负责人的意见以及相关文件进行第一次分配。


这里需要注意一点:我们需要将人员姓名与其所担任的项目角色一并列出。由于人员可能会变动,因此列出姓名有助于避免歧义,而列出头衔则有助于在角色变更时进行更新。


在指定负责角色时,尽量将其限制在一个人身上,或者在列出多个人员时进行澄清说明,以避免含糊不清。此外,应有一位单独的人员负责签收和批准,与负责创建的人员分开,以确保明确性。


4、与团队的主要成员举行审查会议,以取得一致。

在完成初步的RACI矩阵后,与团队举行审查会议,审查关键活动、可交付成果以及负责每项活动的人力资源。电子邮件分享该草案,并安排时间进行审查。


在会议前,通知团队会有笔记记录审查会议的结果,并分发会议记录。这也将有助于确保关键成员充分注意,并在审查期间深思熟虑,集中精力。


说在最后

其实,每一个项目都可以创建一个RACI矩阵。如果项目已经开始了,还需要创建RACI矩阵吗?


即便项目已经开始,项目经理仍可以利用现有的项目时间表,创建一个RACI草案,以确保正确的小组参与和分配,并举行审查会议并取得团队的认可。

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