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如何管理项目干系人

2023-01-09 15:27:02
晏瑞宇
翻译 262
摘要:我们可以这样定义项目干系人管理:识别、参与并与项目干系人保持联系以确保项目总体成功的持续过程。

一、什么是项目干系人?


项目干系人是指积极参与项目或其利益可能受项目积极或消极影响的个人、组织。我们以软件项目为例,大家也可以将项目干系人视为在软件项目中拥有既得利益的任何人,包括员工、客户、供应商、投资者、合作伙伴,甚至竞争对手。他们的目标和优先级可能会与团队不同。

二、什么是项目干系人管理?


我们可以这样定义项目干系人管理:识别、参与并与项目干系人保持联系以确保项目总体成功的持续过程。通过管理或影响项目干系人,我们可以推动项目的成功。

同时,对于企业战略来说,我们可以帮助企业识别出项目干系人,了解他们的需求和期望,在满足项目干系人的需求的基础上,实现企业的发展战略。

三、如何管理项目干系人?


1、想要更好地管理项目干系人,我们需要注意以下技巧

  • 保持沟通畅通、有效:我们应该更及时、快速地了解到他们最新的需求;
  • 明确要求:我们需要从项目一开始就明确项目干系人需要做什么、交付什么以及交付的截止日期;
  • 建立关系:与项目干系人建立良好的关系是成功管理项目干系人的必要条件。我们应该更了解他们以及他们要关心的内容,并与他们建立一个融洽的关系;
  • 及时反:项目干系人所反馈的问题以及他们的担忧,我们应及时有效地进行处理。这反映出我们认真对待了他们的意见,并能及时对他们的需求做出回应。
管理项目干系人

2、管理项目干系人:决定我们想从项目干系人那里得到什么

首先我们需要考虑这些方面:
  • 项目干系人在项目中的角色是什么?
  • 项目干系人的影响力有多大?
  • 项目干系人对项目的兴趣是什么?
  • 项目干系人对项目成功起了多大的推动作用?

然后,让项目干系人在项目早期就参与进来,并定期与他们保持有效的沟通和联系,确保他们对项目的接受和支持。我们可以通过以下几种方式与项目干系人建立联系:
  • 定期的会议同步;
  • 发送产品版本更新及产品报告;
  • 进行干系人调研。

3、管理项目干系人:频繁沟通

与项目干系人的沟通是项目管理的关键点。对于项目干系人来说,他们需要知道在整个项目过程中发生了什么,然后针对这些变化表达自己的意见或建议。

因此,频繁沟通能够帮助项目干系人与项目团队之间建立起信任和理解关系,同样也能够帮助他们参与到项目中,了解项目的重要性。我们可以通过几种不同的方式与项目干系人进行沟通:电子邮件、电话、与团队的定期会议以及项目管理协作工具等。

4、管理项目干系人:应公开透明

  • 将目标和目的透明化:对于项目干系人来说,比较重要的一点是他们需要知道我们想要实现什么,以及为什么要这样做。当涉及到与他们的沟通时,要尽可能地解释清楚,这样能够加强双方之间的信任关系;
  • 明确项目时间表:明确项目时间表及时间节点,能够让项目干系人明确知道他们什么时候可以得到交付成果;
  • 明确项目风险:在管理风险时,我们应该提前告知可能会遇到的风险,并做好相应的预防措施;
  • 明确潜在挑战:当我们在项目过程中遇到了一些潜在的障碍或挑战时,应及时告知项目干系人,听听他们的想法。

5、管理项目干系人:应处事灵活

在管理项目干系人时,我们应灵活变通。项目干系人的需求会随着时间的推移而产生变化,这时我们应积极地拥抱变化,并根据需要调整自己的管理方式与处理方法。请记住以下小技巧:
  • 乐于改变:根据项目干系人的反馈,不断地尝试新事物、调整计划;
  • 对项目干系人的要求做出回应:如果项目干系人要求什么,尝试满足他们;
  • 适当妥协:对于项目干系人的一些要求,我们可以尝试找到一个让双方都满意的中间地带。
项目干系人的管理是一门学问,总结来说就是以下三步:
  1. 对项目干系人进行调研、分析;
  2. 了解他们的需求和意愿、想法;
  3. 针对干系人的不同需求提出相应的解决措施。

干系人管理是一个持续不断的过程,也是项目管理中不可忽视的一部分,希望通过项目干系人管理,让大家能够“兵来将挡,水来土掩”!


*该文章参考以下资料:https://www.developer.com/project-management/tips-managing-stakeholders/

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