没有流程，反而比有流程更高效？

项目推进过程中，我们总是觉得流程繁琐、审批耗时费力。

是不是没有了这些流程，项目进度反而能更快一些？

答案是否定的。放弃流程，看似省了当下的麻烦，但实际上，那些宣称“没有流程更高效”的团队，大多局限于规模小、人数少、需求简单的场景。一旦项目扩容、跨部门协作增多，缺乏流程约束只会带来需求混乱、责任不清、重复返工等更多的问题，反而拖慢整体效率。

因此，企业正面临的那些流程失效问题，根源在于流程定义存在漏洞、流于形式：要么流程冗余、画蛇添足；要么责任模糊、衔接不畅，导致实际流程与执行严重脱节。

那企业该如何打破流程管理的落地困境，让流程真正在项目中生效？

一、流程管理正面临哪些新挑战？

要解决流程落地难题，首先需要弄清企业当前面临的内外部环境变化：

• 外部需求更严苛：当下环境中，客户不仅希望缩短交付周期、提升响应效率、完善行业合规与认证，还对项目的评审、交付、过程可追溯提出了更严格的要求。
• 内部场景多元化：企业内部往往产品型、项目型、定制型等多形态项目并存，还叠加了IPD、Scrum、瀑布、看板以及融合管理等不同的管理方法。不同团队的协作方式、质量标准各异，导致流程难以形成统一规范。

在这样的背景下，一个合适的项目流程对管理人员的专业能力以及管理工具的支撑能力，提出了更大的挑战。流程治理的复杂度和难度也在急速攀升。

二、如何快速判断现有流程是否适配项目？

一个合适的项目流程就像鞋子，合不合脚只有走起路来才知道。要明确现有流程是否真的适配当前项目，我们不能只看流程写得多么完美，可以从下面几个方向判断：

可以从团队规模判断：小型项目如果需要套用层层审批的复杂流程，就是杀鸡用牛刀；当然，如果百人跨部门的复杂项目如果只靠口头沟通，则是盲人摸象。流程的繁简必须与项目边界相匹配。

可以从需求变化速度和交付周期判断：像互联网产品这种市场变化快、需要频繁迭代的项目，如果采用长周期的瀑布式评审流程，会严重拖慢交付；反之，像硬件产品等高风险、强合规的项目，就必须依赖严密的阶段门禁。

可以从业务熟练度来判断：成员间合作默契、业务成熟的项目，可以适当精简流程，给予团队更多自主权；而新团队、新业务就需要用更规范的流程来对齐标准。

当然，还可以从目标范围、变更情况等多个方向来判断。如果自己没法做量化判断的话，可以用下图中的这类“项目管理健康度自测问卷”来做辅助判断。

点击/扫码领取“项目健康度自测表”，

看看你的流程适配项目吗？

三、如何定义正确又不冗余的高效流程？

为了解决流程制定不规范、合规流程执行不到位，以及各类标准文件没能在业务日常运转中有效沉淀，致使标准认证阶段需临时补全资料等痛点问题。

我们可以依托禅道发布的智能流程引擎4.0（如下图所示），强化流程定义与执行落地，用工具辅助定义正确的流程，并正确地执行流程。

1. 流程定义：按层级拆分流程

流程不能是模糊的框架。我们在预定义项目流程中，可以根据具体的项目需求，将流程进行拆分。以IPD（集成产品开发）流程为例：

• 一级流程：IPD完整流程。
• 二级流程：将IPD流程进一步拆分为OR需求管理、MM市场管理、小IPD流程。
• 三级流程：将小IPD管理细化为概念、计划、开发、验证、发布、生命周期等阶段。
• 具体活动：将每个阶段拆分成多个活动。比如在计划阶段，可能包括制定项目计划、制定发布策略、需求分解与分配、系统方案与规格设计、技术概要设计等活动。

通过这样的分层拆分，团队就能更清晰地梳理和定义各个过程和活动，让流程不再是模糊的框架，而是可落地、可执行的具体动作。

2.规范化执行：按层级拆分流程

流程体系搭建完成后，为了避免流程执行流于形式，可有序完善以下环节，保障流程被正确地执行。

1）交付物管理
配置管理员在后台，针对流程中的具体活动，可以基于内置的18种交付物类型配置对应交付物，或自定义个性化交付物，明确各阶段必交付项，确保交付物归档完整、状态清晰、过程可追溯、成果可验收。

项目团队在项目中可根据要求，及时提交相应的文档、文件等交付物，对项目交付物进行全程可追溯管理。

2）评审流程
项目成员完成交付物等内容的提交后，便可依照流程发起评审工作，实现评审流程规范化运转。

管理员可提前为项目的交付物、TR与DCP评审等配置标准化的评审流程和检查清单，让团队协作与决策过程清晰透明，有效提升整体评审效率。

3）项目基线

各类计划、交付物等完成评审并审核通过后，便能正式形成项目基线。

项目执行过程中，团队可为各类交付物敲定经过正式审批确认的稳定版本，以此作为全项目统一参照标准，杜绝出现认知与理解偏差。

4）项目变更
项目推进期间若需求需要调整，就需要通过规范的项目变更流程完成申请与管控，严控范围、进度、成本风险，清晰梳理变更核心信息，确保变更过程可记录、可追溯。

5）质量保证
为了保证流程能够真正落地执行，QA人员可在后台制定活动检查项、检查计划，将制度规范转化为可执行、可度量的流程规则，并在项目中对活动、交付物、评审等关键节点进行常态化跟踪检查。检查过程同样可结合组织级的检查清单，让QA工作有章可循，持续推动流程落地。

6）工作流
考虑到企业的个性化需求，团队还可以通过工作流对表单字段进行灵活配置，能够适配复杂或特殊的流程场景，满足不同企业的差异化管理需求。关于工作流的具体操作使用，大家感兴趣的话可以去看这篇文章《手把手教你搭建禅道工作流》。

7）功能开关

面对不同复杂性的项目，团队还可以灵活启用项目所需的功能，避免功能冗余，降低操作成本。

3.技术赋能：按层级拆分流程

为了进一步提升效率，流程还需要与实际作业环境深度融合。

比如，在开发和验证阶段，通过DevOps的分支管理、流水线构建和自动化能力，为研发过程提供底层支撑，用自动化执行能力进一步降低流程的治理成本等等。

以上，我们就能够完整地定义并执行正确的流程。

实际上，企业的流程治理，在于立足项目需求去定义“最佳”实践，更在于通过严密的交付、评审等刚性约束确保知行合一。

我们的项目流程不该是束缚创新的枷锁，而应该是高效协作的底座。当流程真正融入日常执行中，它就会转化成企业提升组织效率、沉淀组织能力、实现高质量发展的核心引擎！