控制范围蔓延 | 抓住人、事、变三个维度

在项目管理领域，范围蔓延，指的是项目范围在未经控制的情况下，非计划性地扩大或增长，超出了其最初的工作内容和目标。

举个通俗易懂的例子：你打算买双鞋，结果为了搭这双鞋又买了裤子，为了搭裤子又买了上衣，最后总花费远超预算。

个人消费中这不算大事，但在涉及几百人团队、数百万预算的项目里，范围蔓延带来的资源过度消耗、项目延期和成本增加，很可能导致整个项目失败。

所以，必须对其加以管控和防范。

如何控制范围蔓延？

范围蔓延的原因林林总总，但都可以归类到三个最朴素的维度：提出需求的人、被要求做的事、以及不断涌现的变更请求。

因此，我们实际工作中，也应该以人、事、变动的管控为着力点，下面我会展开来讲每一维度的管理办法。

一、维护干系人，统一需求和预期

先说第一个着力点，围绕人来做文章。

二、精细化界定工作边界

在这一环节，要遵循规范的工作流程，即制定范围基线：做范围说明书，进行WBS分解，随后正式冻结范围基线，向全体相关人员发出书面冻结通知。

想要制定明晰的范围基线，有两点需要额外注意：

1. 遵循100%原则：即父层级的工作内容必须完整地体现在子层级的分解中，不能多也不能少，一直分解到可管理的工作包为止。

2. 规定范围边界双边：范围边界不仅要规定什么需要做，也要说明什么不做，防止团队镀金，额外做不在约定范围内的工作。

除此之外，需要搭建责任分配矩阵（RACI矩阵），明确每一项任务由谁主导执行、由谁最终决策、执行过程中需要咨询谁的意见、完成后需要告知哪些相关方。这个矩阵的价值在于，当范围边界上出现模糊地带时，RACI矩阵可以快速定位到该由谁来做出判断。

三、控制变更波动

在项目启动前，首先做好变更治理准备。这项工作需要由领导层或治理机构完成。

1.明确变更决策机制。设立变更控制委员会和清晰的审批层级。如果是人手、资源不足的小企业，可以将流程简化为提出、评估、决策、实施与确认五个步骤，或使用相关变更决策工具。

2.定义普通变更与紧急变更的判定标准，以及各自提报流程的差异。

3.规范变更提报，要求提报人填写标准化的变更请求表（CR表），包含变更描述、变更原因、预期收益以及对项目的影响范围等。

接着，基于评估报告，科学选取以下三种变更决策：接受、推迟、拒绝。

另外重要的一点是，全程都要做好对范围执行、变更、偏差的过程监控。

 

除此之外，我们还在用禅道项目管理软件的需求列表，它能进行变更分析，帮助我们实时追踪迭代需求变更情况。

需要特别说明的是，这三个维度在实际运转中是互为支撑的。如果干系人预期没有对齐，变更评估就会失去参照；如果边界定义模糊，变更是否超出范围就无法判断；如果不做好变更控制，前期规划就会失效。

范围蔓延的防控，核心在于对人的需求、工作边界和变更波动三个要素的管控。