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如何有效进行回顾会议(中)?

2022-08-22 10:00:00
晏瑞宇
来源:
翻译 82
摘要:组织开展运行良好的回顾会议能帮助团队做出改进和进行下一步的行动,那么到底应该如何进行有效的回顾呢?
组织开展运行良好的回顾会议能帮助团队做出改进和进行下一步的行动,那么到底应该如何进行有效的回顾呢?以下是一些需要重点关注的事情,掌握以下要素不仅可以帮助团队提高效率、增加乐趣,逐步减小或消除人们对于Scrum的误解。

一、明确会议的基本规则

明确的会议规则应该成为团队工作协议的一部分。理想情况下,这些规则是针对具体行为的(例如“陈述观点并提出真正的问题”)而不是抽象的(例如“尊重”)。同时,这些规则应该由团队创建、维护并由团队所有。


那如何确定这些基本规则呢?可以让团队成员都试着回忆下自己最近参加过的并认为是最好或最有效的回顾会议,在每个人都讲述完这些会议模式到底好在哪里后,大家再一起确定这些会议共同的模式,这些共同的模式就是潜在的会议规则。

二、每个人都有发言权

在大多数回顾会议中,都需要一种简单的方法来激发成员兴趣或促使大家积极发表意见。其中,一种流行的方式是“ 投票法”:可以给团队中的每个人相同数量的选票(使用贴纸、便利贴或画“正”字都可以),并让他们给他们心中的最重要最优秀的行为或任务投票。如果团队中的成员认为某一任务特别重要,他们可以选择将他们手中所有的选票都投给一个任务,也可以将他们的选票分配给多个任务。

投票

三、谁需要参加团队层面的回顾会议?

在一定程度上来说,团队层面的回顾会议应该涉及到整个团队。团队层面的回顾会议参会者应只有Scrum Master、产品负责人和开发团队参加。其他人可能也想要参加,但他们的出席可能会降低团队的开放、诚实和反思能力。

四、Sprint回顾会议的时长

回顾是为了帮助团队庆祝所有进展顺利的事情,向团队反馈并改进下一个Sprint中需要调整的内容。通常来看,回顾会议应在每个Sprint结束时举行,Scrum指南中建议对为期一个月的Sprint进行三个小时的回顾。但根据我的经验,每周为Sprint留出一小时会更为有效,也就是说,为期两周的Sprint值得进行两小时的回顾。

五、打造一个有着清晰结构的会议

回顾会议可以由以下阶段组成:

1、签到

主要需要邀请参会成员来到会议房间,并且让成员感受到回顾会议是区别于之前的评审会议的。我们可以从做一项有助于感知团队的情绪或精力的活动开始:


(1)ESVP破冰

利用匿名的方式,让人们说出自己对于召开回顾会议的想法,可以从下面四个标签中选择最贴合自己的一个: 探索者(渴望获取新知,想要积极地参与)购物者(抱着购物的心情,有好东西就买,没有也无妨)度假者(很随意,没有想要获得的东西)囚犯(被迫参加)。如果大多数人都是度假者或囚犯,会议组织者就可以考虑讨论一下为什么在回顾期间团队内部会有负面情绪。


破冰

(2)天气(情绪)报告
可以在幻灯片上绘制出:阳光、云、雨和风暴。每一个人都象征着什么,这应该是不言而喻的。让人们标记出他们认为自己更符合哪个。

2、收集汇总资料

现在这个阶段需要将回顾会议期间产生的信息进行汇总、整理。在这个阶段,我们只需要简单地列出发生的事情即可,不需要立即判断或找出需要改进的东西。


值得注意的是,这个阶段的很多工作都需要在会议正式开始之前进行:比如准备这一迭代完成的故事数、发现的Bug数、燃尽图、看板及其他信息和异常点。

3、进行分析

我们可以通过在上一迭代中收集的数据来进行分析,首先我们需要确保团队尽可能地去发散自己的思维,然后再进行分析并找到需要改进的地方。


在这个阶段中,我们可以通过一个小游戏来帮助大家发散思维:在白板上划分出两个区域,分别是“我喜欢这个迭代的哪些方面”和“如何让这个迭代达到更好的效果”。团队每位成员都可以在这两个区域中写出自己的想法。完成这项工作后,大家就可以对这些想法进行筛选。

4、决定做什么

对很多人来说,这是回顾会议中唯一一个看起来很理所当然的部分,因为我们更倾向于想要介入并解决问题。在此阶段,团队将决定我们通过哪种方式对下一迭代进行最重要也最有效的改进。


我们可以用SMART原则来对接下来的改进措施做出约束: 具体的 可衡量的 可以达到的 和其他目标具有相关性的 具有明确截止期限的 。也就是说, 我们接下来的改进措施要符合SMART原则 。在这个大的前提下,可以让团队成员每人写出2个改进措施,并进行讨论,最后抉择出最重要、改动最小的几个改进措施。

5、闭幕

这是一个可以让团队自我反思的机会,我们可以想一下: 在这一迭代和这次的回顾会议中,我们从彼此身上学到了什么?又如何做到在之后的过程中变得更加优秀

以上这些结构并非是回顾会议必定要遵循的形式,但有时候对回顾会议做些新的尝试,也许能够帮助大家碰撞出新的火花。


*该文为翻译文章,原文链接:https://agilepainrelief.com/guide-to-effective-agile-retrospectives

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